Сайт-робот. Как автоматизировать бизнес и продавать товары/услуги 24/7 без отпусков и больничных

Иметь постоянных работников, которые могут принимать и обрабатывать заказы 24 часа 7 дней в неделю 365 дней в году, это главная мечта любого бизнесмена. И с людьми такого результата добиться точно не получится. Приходится постоянно искать сотрудников, обучать их, искать замены и так далее. И это не говоря о «человеческом факторе» и ошибках, которые его сопровождают.

И лучшее решение всех перечисленных проблем с сотрудниками – это автоматизация. Чем больше бизнес-процессов в компании автоматизировано, и чем меньше остается сотрудникам, тем эффективней и результативней будет бизнес. А сайт-робот – это целый набор решений по автоматизации бизнес процессов. В рамках одного сайта можно настроить систему взаимодействий между учетной системой, CRM-системой, сайтом и другими программными решениями. Это позволит максимально оперативно осуществлять обмен данными и выполнять задачи, которые вы раньше поручали сотрудникам.

Что можно автоматизировать?

Вообще, в идеале автоматизировать любую задачу, которую вы делаете больше одного раза. Некоторые задачи все еще требуют творческого подхода и человеческого присутствия, но остальное можно и нужно автоматизировать, и в первую очередь:

• Механические действия;
• Задачи, которые можно описать алгоритмом;
• Процессы, которые имеют конкретный результат.

Если автоматизировать все бизнес-процессы, которые попадают под эти категории, это позволит снять львиную долю задач с вашего персонала. А значит, компания сможет обходиться меньшим количеством сотрудников.

Но экономия на персонале – это далеко не вся экономическая выгода бизнеса. Автоматизированная система бизнес процессов позволяет сократить количество брака, ошибок, а также создаст хорошую основу для масштабирования компании в будущем. Более того, реализованная в рамках сайта система обмена данными, позволяет организовать автоматический процесс продаж круглосуточно и без выходных.

Компании, которые не позаботятся о такой автоматизации и обмене данными между IT-системами бизнеса, просто не смогут выдержать конкуренцию с сайтами-роботами, работающими постоянно, бесплатно и гораздо эффективнее.

Как правильно выстроить процесс продаж онлайн?

В первую очередь, нужно организовать процесс автоматического приема заявок. На этом этапе нужно продумать конструктор заказа, в котором клиент или дилер смогут оформить заявку. В конструкторе важно предусмотреть все возможные переменные и конфигурации заказа, учитывая совместимость элементов. Нужно дать клиенту возможность полностью высказать свои пожелания к заказу так, как если бы у него этот заказ принимал человек.

Сформированный заказ будет автоматически передаваться в учетную систему и менеджеру, ответственному за производство или сборку товара. Далее следует упаковка, логистика, передача товара и документальное оформление продажи. И на каждом этапе заказа от оформления заявки до доставки бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать. Можно автоматически создавать задачи работникам производства или оборудованию, автоматически формировать рейсы на доставку, строить маршруты, оформлять бухгалтерские операции и формировать документы.

Что кроме продаж можно автоматизировать при помощи сайта-робота?

1. Рекламации. Можно дать возможность дилерам в личных кабинетах оформлять претензии покупателей. С возможностью указать предмет рекламации, требования (замена, гарантийный ремонт, возврат), прикреплять фотографии и генерировать соответствующие документы. Оформленная рекламация будет автоматически отправляться ответственному менеджеру, который сможет ее одобрить или отклонить, что также автоматически создает новые сценарии. Если рекламация одобрена, то новые задачи создаются у ремонтного цеха или у бухгалтерии. И так можно полностью автоматизировать все этапы документального сопровождения рекламации.
2. Отчеты. Тут вообще абсолютная свобода действий. Автоматизировать можно абсолютно любой отчет, предварительно задав условия и параметры его оформления. Это сильно экономит время сотрудникам. Отчеты можно генерировать даже в реальном времени, задав интервал обновления. Доступны графические форматы оформления и другие возможности. Даже в личных кабинетах партнеров можно реализовать статистику продаж или, к примеру, возможность генерации актов взаиморасчета, что заметно разгрузит ваших бухгалтеров.
3. Маркетинг и рассылка акций. К примеру, можно отправлять партнерам или клиентам уведомления о новых акциях и скидках. А если потом эту систему трансформировать в мобильное приложение, то можно также использовать пуш-уведомления на смартфонах партнеров и клиентов.
4. Другие материалы. В партнерском интерфейсе сайта можно также автоматизировать процесс обучения, разместив там обучающие материалы. Можно выставить сопроводительную документацию к товарам. Можно разместить брендбук и промо-материалы, чтоб партнерам было удобнее пользоваться вашими брендовыми и маркетинговыми инструментами. А также многое другое, в зависимости от специфики работы компании.

При этом можно задать для разных пользователей разные роли с соответствующими доступами и ограничениями. К примеру, для менеджеров можно настроить вывод только тех данных, которые им нужны для работы, а для руководителя открыть всю имеющуюся информацию.

Какие могут возникнуть ошибки при обмене данными между сайтом и учетными системами

Конечно, при реализации системы обмена данными в рамках сайта-робота могут возникать сложности. И главная проблема – соответствие форматов данных. Стандартный пример – оформление адреса:

К примеру, если на сайте адрес указан только улицей и номером дома, а в 1С нужно последовательно выбрать страну, город, улицу и только потом дом можно написать прописью, то при обмене данными будет возникать ошибка.

Либо на сайте указана скидка на товар, а в 1С на категорию товаров, это тоже вызовет ошибку.

Чтобы таких проблем избежать, лучше заказывать разработку сайта и внедрение учетной системы у одного подрядчика, так как он сможет посмотреть на ситуацию с двух сторон и понять: данные не отправляются или не принимаются. Кроме того, когда подрядчик один, он не сможет ни на кого переложить ответственность.

Во-вторых, очень важно вести лог данных обмена. Так гораздо проще находить причину ошибки, а значит, проще ее исправить.

Таким образом из сайта компании можно сделать полноценную бизнес-среду, на базе которой можно автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы.