Индивидуальная разработка и внедрение систем автоматизации учета на базе 1С

Плюсы внедрения CRM систем для молдавских компаний? Как наладить обмен данными между CRM и учетными системами 1C

По данным немецкого статистического сервиса Statista de — Восточная Европа и СНГ остаются одним из самых маленьких рынков для CRM систем в мире. Доля активных пользователей CRM среди корпоративных клиентов в общемировом рынке не превышает 3%. Для сравнения, в одной только Франции клиентов систем управления взаимоотношениями с клиентами в 1,5 раза больше, чем во всем регионе.

Статистики в разрезе Республики Молдова нет, но общую ситуацию в СНГ и Восточной Европе можно уверенно экстраполировать и отдельно на Молдову. И даже это будет комплиментом. Рынок внедрения CRM-систем в стране только развивается. Достаточно консервативное бизнес-сообщество Молдовы постепенно приходит к важности повышения эффективности и внедрения программных продуктов для автоматизации бизнеса. В этой статье мы хотели бы рассказать о преимуществах внедрения CRM-систем в компании, а также о возможностях, которые открываются при интеграции таких продуктов с учетными системами.

Что такое CRM и 3 весомые причины их внедрения в бизнесе

CRM (Customer Relationship Management) это система управления отношений с клиентами. Даже само название звучит сложновато, не говоря об определениях, которые этим продуктам дают в интернете. Скажем проще. CRM — это визуализация продаж. Представьте, что база ваших клиентов не в Excel таблице, а в удобном интерфейсе:

• Для каждого клиента создана отдельная карточка с информацией, контактами и историей продаж.
• Есть записи всех переговоров и переписок с клиентами.
• Видна статистика продаж и показатели результативности менеджеров.

А также доступно много других возможностей. CRM — это программная инфраструктура отдела продаж. Все автоматизировано и наглядно. Можно завтра нанять нового менеджера по продажам, посадить его на место старого, и он сможет продолжить взаимодействие с клиентом, видя историю коммуникации и прошлых продаж. Преимуществ внедрения CRM достаточно много, но мы решили их объединить в 3 крупные категории.

Преимущества 1. Полная история работы с клиентом

Любой пользователь CRM (если, конечно ему выданы такие права) может видеть всю историю работы с клиентом. На каждого контрагента заводится отдельная карточка, которая содержит полную информацию о его взаимодействии с компанией.

Все известные контакты: телефоны, адреса, email, реквизиты, контакты ответственных лиц и заместителей (если речь о корпоративных клиентах).

История диалогов. Можно настроить сохранение не только телефонных разговоров, но также и переписок (в том числе и в мессенджерах), e-mail сообщений, а также архивы чат-ботов. Все это позволяет руководителю отдела продаж отслеживать диалоги с клиентами, искать проблемы, тестировать новые гипотезы и устранять «узкие горлышки» в воронке продаж.

Также ведение истории продаж позволяет решать споры о сказанном в телефонных разговорах, а также обеспечивает заменяемость менеджеров по продажам. Новый сотрудник может полностью погрузиться в историю общения с клиентом и понимать его особенности.

История покупок и платежей. Также можно настроить отслеживание товаров, которые добавлены в корзину но не оплачены. Это помогает менеджерам видеть незавершенные продажи и доводить их до оплаты.

Документы, связанные с клиентом. Договоры, накладные, чеки, гарантийные талоны — все можно систематизировать в рамках CRM-системы и привязать к конкретному клиенту. В будущем такой порядок сократит время на поиск нужных документов в архивах.

Единая база данных о клиентах упрощает работу отдела продаж, делает ее более гибкой и эффективной. Понимая особенности клиента, менеджер может, например, предложить дополнительные товары, или напоминать о покупках, если спрос на товар периодический. Без базы информации все это в голове удержать невозможно.

Преимущество 2. Статистика и Аналитика

CRM — отличный источник и инструмент для аналитики работы отдела продаж. Собираемые данные можно использовать не только для более качественного взаимодействия с клиентами, но и для анализа работы компании, а также для разработки стратегии развития.

Аналитические данные позволяют находить слабые места в продажах, тестировать новые стратегии и каналы продаж, замерять эффективность и планировать поступления.

В CRM-системе топ-менеджеры имеют возможность:

• Отслеживать результативность компании в целом, отдельных подразделений и даже отдельных сотрудников.
• Анализировать воронку продаж, находить проблемные места, устранять их, наблюдать за динамикой результатов.
• Планировать работу сотрудников. Следить за уровнем загрузки, избегать просроченных заданий, оценивать результативность.
• Планировать денежные поступления. Анализируя динамику продаж, можно планировать входящие денежные потоки.

Сложно принимать решения без аналитики. Стратегическое и оперативное планирование невозможно без конкретных данных, которые не только собраны, но и проанализированы.

Аналитические виджеты также дают руководителям проверять гипотезы. Можно внедрить изменения в стратегию продаж и сравнить результаты с предыдущими периодами. Это даст информацию о том, эффективно ли нововведение или нет?

Преимущество 3. Автоматизация бизнес-процессов

Многие недооценивают возможности автоматизации через CRM-системы. Но даже базовые вещи вроде напоминаний о звонках клиенту, автоматической фиксации изменений и действий менеджеров. Все фиксируется в базе данных CRM, а также календарях сотрудников.

При помощи CRM в частности можно автоматизировать:

• Ведение документооборота. Использование скриптов и шаблонов позволяет быстро генерировать документы, закрепляющие сотрудничество с клиентами. Например, автоматически рассчитывать стоимость заказа и сопутствующих услуг, и переносить данные в шаблон договора. Более того, в договор автоматически подтягиваются данные о клиенте, информация о товаре и все остальные переменные данные.
• Фиксации выполненных задач и подзадач. CRM-системы избавляют менеджеров от большого количества рутинной работы. CRM автоматически фиксирует действия операторов, сохраняет информацию, автоматически закрывает выполненные сделки, собирает по ним статистику, напоминает менеджерам о задачах и т.д. CRM незаметно снимает с менеджеров по продажам огромное количество ручной рутинной работы, позволяя им заниматься не канцелярскими делами, а продажами.
• Генерировать продажи и без участия человека. Этот результат может быть достигнут, например, за счет автоматической рассылки уведомлений по контактам клиентской базы. Это сильно разгружает менеджеров, которые работают только с «теплыми клиентами», которые откликнулись на рассылку.

Все это достаточно сильно оптимизирует работы отдела продаж.

А теперь о том, какие возможности дает интеграция CRM с учетными системами 1С

Конечно, есть много разных компаний, предлагающих современные и функциональные системы CRM. Большинство из них можно интегрировать с учетными системами 1С. Но наибольшей взаимной синергии удается добиться, когда и CRM и системы учета от 1С.

Несколько примеров возможного обмена данными:

Автоматическая передача данных в систему управленческого учета. Это более функциональные системы для менеджмента в компании, и выгрузка данных из CRM позволит лучше анализировать продажи и строить стратегии маркетинга.

Еще одним популярным применением обмена данными является загрузка в CRM систему сведений об оплате. Например, менеджер не может одобрить заявку без подтверждения перечисления оплаты со стороны клиента. Постоянно уточнять это в бухгалтерском отделе очень неудобно, можно подключить автоматическую загрузку в CRM систему данных об оплаченных счетах.

Быстрое выставление счетов на оплату. Интеграция позволяет менеджерам прямо из интерфейса CRM генерировать счета. Достаточно выбрать карточку клиента (которые, кстати тоже можно взаимно синхронизировать с базой контрагентов 1С), далее выбрать товар из справочника и указать количество. Счет будет автоматически сгенерирован.

К слову, заказы можно не только генерировать, но и изменять. Не нужно делать это отдельно в CRM, отдельно в 1С. Изменения, внесенные в интерфейсе менеджера по продажам автоматически отразятся в учете.

Если в CRM-систему подключены чат-боты, можно автоматизировать рассылку счетов, сгенерированных в 1С. Как только менеджер его создаст и утвердит, счет будет отправлен получателю. Избавление от рутины и потенциальных ошибок менеджеров.

Это далеко не все возможности, которые можно реализовать в рамках обмена данными между учетной системой и CRM. Индивидуальные предложения можно делать только после изучения конкретного бизнеса и конкретного отдела продаж. Многое зависит от товара и его особенностей.

Вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов о том, как автоматизировать учет, автоматизировать отдел продаж, а потом все это объединить, учитывая специфику конкретно вашего предприятия.

Зачем бизнесу в Молдове нужно внедрение управленческого учета? 5 веских причин

При слове «учет» многие бизнесмены, особенно начинающие, сразу представляют бухгалтерию. Большая ошибка считать, что у вас финансы под контролем, только потому, что у вас есть бухгалтер. Да, он отражает операции, считает налоги, перечисляет зарплату, но достаточно ли этого?

Руководителю ежедневно нужно принимать решения о том:

• Закупить ли оборудование,
• Сколько можно выделить на рекламу,
• Получится ли расширить штат и увеличить объемы производства,
• Эффективны ли текущие каналы продаж?

Все эти решения невозможно принять, опираясь только на бухгалтерский учет. Задача бухучета в отражении финансовых операций за прошлые периоды в соответствии с законом. Глядя только на бухгалтерские проводки невозможно принимать объективные управленческие решения. Руководителям приходится действовать буквально интуитивно. Бухгалтерский учет гарантирует вам отсутствие проблем с налоговой и другими контролирующими органами. Но бухгалтерское отражение прошлых операций не имеет связи с будущей деятельностью. Эти данные не позволяют планировать, оценивать эффективность работы и совершать другие аналитические действия.

Для эффективного менеджмента нужна релевантная и актуальная информация, на основе которой можно принимать управленческие решения. Обеспечить сбор и систематизацию таких данных позволяет налаженная система управленческого учета.

В этой статье мы расскажем о том, какие бизнес-задачи может решить внедрение в компании управленческого учета, а также расскажем о том, как его реализовать в вашем предприятии.

1. Управление денежными потоками в компании

Первый отчет, который обязательно должен быть реализован в системе управленческого учета — Cash Flow. Он же ДДС, он же отчет о движении денежных средств.

Это сводная таблица, в которой собрана информация о поступлениях и выбытиях денежных средств. Для наглядности мы рекомендуем движения денег на счетах группировать, чтобы избежать ситуации, при которой вся информация «свалена в одну кучу».

Хорошо структурированный отчет Cash Flow решает сразу несколько задач:

• Дает наглядную картину затрат, позволяя их анализировать и оптимизировать.
• Позволяет предвидеть и избегать кассовые разрывы.
• Анализ структуры поступлений. Какая деятельность приносит наибольшую финансовую отдачу? Помните про принцип Парето? Важно найти те 20% усилий, которые дают 80% результата.
• Планирование поступлений и расчет достаточности капитала. Имея средние цифры доходов, можно их экстраполировать на будущее, оценивая, хватит ли ликвидных средств для погашения обязательств и поддержания операционной деятельности.

Отчет кэш-фло можно адаптировать под концепцию, задачи и особенности конкретной компании. Для достижения разных целей могут понадобиться разные форматы отчетов. Для стратегического планирования и анализа прихода/расхода можно укрупнять отчет, оставляя только суммы, а для анализа в разрезе конкретного канала или способа продаж, можно отчет строить более детализировано.

Один из примеров такой настройки — разделение поступлений по способу оплаты. Отдельно оплата наличными в кассу, отдельно — безналичный расчет. При таком подходе менеджеры будут знать не только объем поступлений, но также где находятся эти деньги, и в каком виде.

2. Оценка эффективности работы компании

Бизнес без прибыли аморален. Еще хуже, когда прибыль есть, но никто не знает, откуда именно, почему она получена, и продолжится ли это дальше? Поэтому второй обязательный отчет, который должен присутствовать в конфигурации управленческого анализа — Profit and Loss. Он же P&L, он же отчет о прибыли убытках.

Это сводный отчет, показывающий динамику и структуру доходов. P&L можно также детализировать и структурировать по проектам, по видам деятельности или по какому-то другому принципу.

Структура отчета будет зависеть от особенностей компании и целей, поставленных перед управленческим учетом. Допустим, нам нужно составить отчет о прибыли и убытках для строительной компании. Рационально это сделать в разрезе по каждому строительному объекту.

В одной части таблицы будут все денежные поступления по проекту (продажи, долевое участие и т.д), а в другой — расходы (затраты на строительные материалы, зарплаты, маркетинг и т.д.).

Описанную таблицу топ-менеджер компании может использовать как для анализа рентабельности компании в целом, так и оценивать финансовые результаты каждого проекта по отдельности. Более того, можно даже провести анализ по отдельным категориям затрат и по разным каналам продаж.

Опираясь на такую информацию, топ-менеджеры компании смогут точно понять, как увеличить рентабельность проекта, какие расходы можно оптимизировать, на какие источники дохода сделать акцент, и каких примерных результатов можно ждать от запуска аналогичных проектов в будущем.

3. Расширенные аналитические возможности

Менеджер, ответственный за принятие решений, должен иметь постоянный оперативный доступ к информации. Реализовать это без налаженной системы управленческого учета невозможно.

Попробуйте получить, например, данные о продажах товара А только в онлайн-магазинах за июнь. При попытке получить эту информацию у вас есть 3 сценария:

• Не получить данные вообще. Если никакой учет кроме бухгалтерского в компании не ведется. Для бухгалтерии нет принципиальной разницы как и каким способом товар был продан, важен факт списания со склада и получение денег. Поэтому управленческой информации тут не найти.
• Получить нужные данные, но не сразу. Это сценарий, когда зачатки управленческого учета в компании есть, но они пока в Excel-таблицах, которые заполняются вручную. При таком подходе, данные могут быть доступны, если компания заранее продумала структуру Excel таблицы так, чтоб в нее вносились все переменные. Но найти нужную информацию быстро тоже не получится. Даже в хорошо продуманной таблице сложно реализовать механизм, который будет четко выводить данные одновременно по нескольким срезам. Скорее всего, придется отдельно собирать данные по онлайн- продажам, отдельно по месяцам, а потом складывать.
• Третий сценарий оптимальный. В компании реализована система управленческого учета. Менеджер может в любой момент получить четкую и актуальную информацию по заданным переменным. Это очень важно для принятия управленческих решениях. Во многих ситуациях и во многих отраслях каждый час, и даже каждая минута задержки принятия решений может стоить очень дорого.

В рамках системы управленческого учета можно организовывать информативные дашборды, которые в режиме реального времени будут показывать менеджеру нужные для его работы данные. Это создает удобную среду для эффективного менеджмента.

4. Повышение прозрачности работы

Это преимущество внедрения управленческого учета недооценивают многие руководители. При помощи полного и постоянного доступа к информации топ-менеджеры могут осуществлять постоянный мониторинг работы компании.

Сложно заниматься хищениями, раздуванием смет, неэффективным расходованием времени и другими неприятными для компании вещами, когда вся актуальная информация постоянно «на ладони у руководителей».

Более того, директор может сравнивать результаты отделов и конкретных сотрудников, понимая, какие результаты можно объективно принимать за ориентир. Это помогает не только точнее планировать, но и искать проблемы, мешающие остальным сотрудникам достигать средних значений.

Прозрачность работает и в обратную сторону. Когда сотрудники владеют информацией о результатах компании, их работа становится проще и эффективнее. Прозрачность, общий доступ к информации и понятные цели — это здоровая рабочая среда для команды.

5. Эффективное планирование

Стратегическое и оперативное планирование бизнеса без конкретных данных — это буквально лотерея. Когда решения не подкреплены ничем, велик риск ошибиться, выбрать неэффективные пути развития, а также столкнуться с неправильным распределением финансов.

Управленческий учет — не опция, а необходимость.

Невозможно развивать продажи, не понимая, какие каналы дают наибольшую эффективность.

Невозможно планировать доходы, не понимая особенности спроса, и не видя статистику предыдущих лет. Обладая данными, можно видеть закономерности: сезонность спроса, факторы принятия решений о покупке, сегменты целевой аудитории и т.д. Понимая свой спрос, можно достаточно точно планировать продажи на будущие периоды.

Невозможно эффективно планировать работу команды, не видя наглядно загруженность и результаты сотрудников.

И этот список можно продолжать очень долго. Управленческий учет обеспечивает систематизацию данных и удобный доступ для топ-менеджеров. Планирование невозможно без детальной и релевантной информации, а бизнес без конкретной стратегии обречен на неконкурентоспособность.

Системы управленческого учета — это к тому же эффективный инструмент систематизации информации, например, данных о контрагентах. На базе учетной конфигурации можно организовать систему хранения документооборота с привязкой к контрагенту или проекту.

Как внедрить конфигурацию для управленческого учета в компании?

В тексте статьи мы несколько раз говорили о том, что управленческий учет очень индивидуален. Он зависит не только от сферы деятельности компании и модели бизнеса, но и от многих других переменных.

Конфигурация управленческого учета, в первую очередь, должна решать конкретные задачи руководителя. Например, директор хочет получить инструмент для отслеживания продаж, анализа маркетинга и эффективности работы сотрудников. Задача специалиста по внедрению — предоставить нужный набор инструментов для реализации эффективной системы учета в этих областях.

Более того, предложенные решения нужно еще и адаптировать под конкретные бизнес-процессы, и оформить их так, чтобы пользователю было удобно использовать информацию и генерировать нужные отчеты.

У 1С много типовых решений управленческих учетных систем для разных сегментов бизнеса. Каждое наполнено профильными инструментами. Но для того чтобы конфигурация точнее отвечала задачам конкретной компании. Перед разработкой и внедрением необходимо провести детальный аудит бизнес-процессов компании, пообщаться с руководителями на местах и составить проект учетной системы для того чтобы учетная система отвечала конкретным рабочим задачам пользователей.

На первый взгляд, может показаться, что введение в рабочий процесс еще одной учетной системы кроме бухгалтерской приведет к путанице и дополнительной нагрузке на операторов. И действительно, если вести учет параллельно, отдельно внося данные в управленческую и в бухгалтерскую конфигурацию, работы становится вдвое больше. Также повышается и риск ошибки, нельзя исключать человеческий фактор. Данные могут быть внесены по ошибке только в одну конфигурацию. Это приводит к неактуальности используемой информации, сильным расхождением между планируемыми и фактическими значениями и как следствие, к неэффективности управленческого учета.

Поэтому очень важно настроить обмен данными между двумя конфигурациями. Какая-то из них: бухгалтерская или управленческая должна быть ведущей. Данные об операции вводятся только в одну, а во вторую загружаются автоматически, учитывая особенности отображения.

Такой подход решает сразу две проблемы. Во-первых, освобождает операторов от дублирования работы, вдвое сокращая нагрузку. А во-вторых, исключает риск ошибок и расхождений.

Ведение управленческого учета в таблицах Excel, хоть и дает компании базовую систематизацию информации, но имеет целый ряд недостатков.

Во-первых, это не всегда удобно. На поиск нужных данных уходит достаточно много времени.

Во-вторых, остается риск ошибок из-за действий операторов. В результате чего руководители компании используют ошибочные данные для принятия решений.

В-третьих, открытым остается вопрос актуальности данных и их коллективного использования. Особенно если учет ведется в обычных Excel файлах, а не в облачных сервисах.

В итоге, базовые задачи управленческого учета, конечно, выполняются, но не достигается главная цель — оптимизация и повышение эффективности менеджмента. Поэтому внедрение управленческого учета в компании — важная задача для любого бизнеса, который стремится к развитию и конкурентоспособности.

Сложно в одной статье перечислить все преимущества и сервисы, которые могут быть внедрены в управленческой конфигурации. Вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов. Они вам подскажут, какие возможности могут быть реализованы в управленческих конфигурациях для специфики вашего бизнеса.

Типовые и нетиповые конфигурации 1С для управленческого учета

Вести управленческий учет компаний возможно в нескольких вариантах. Выбирать можно как из универсальных типовых конфигураций, так и разработанных собственными силами для решения определенных задач. Какой функционал подходит именно Вашей компании зависит от масштаба производства и типа бизнес-задач, которые необходимо решать для анализа текущей работы и составления планов на будущее.

Если программный продукт типовой конфигурации обладает необходимым функционалом для осуществления бухгалтерского и управленческого учета, то базовый вариант станет отличным решением для ведения бизнеса. Для начала работы необходимо приобрести лицензию на подходящую конфигурацию. Компанией «1C» разработано тысячи конфигураций и прикладных решений для удовлетворения функциональных потребностей современного бизнеса.

Типовые решения универсальны и подходят для ведения учета в различных сферах деятельности, настраиваются под особенности определенной организации. Но за универсальность типовых конфигураций приходится платить низкой производительностью программы и объемными базами данных. Потребитель продукта вынужден покупать всю программу, хотя использует всего лишь часть функционала.

Но несмотря на регулярный мониторинг пользователей и постоянное совершенствование функционала, универсальное программное решение не закрывает абсолютно все текущие потребности бизнеса. Чтобы адаптировать стандартные решения под нужды бизнеса, нужно настраивать программу под определенную компанию.

Нетиповые конфигурации могут быть разработаны как «с нуля», так и представлены в форме готовых программ. Они содержат узкоспециализированные решения, которые разработаны с учетом особенностей конкретной компании. Вместо того, чтобы адаптировать типовую конфигурацию, выбирают продукт, уже настроенный на работу в определенной отрасли. Например, 1С:Автосервис, 1С:Управление строительной организацией и т.д. Однако, если решено разрабатывать платформу самостоятельно, придется воспользоваться услугами разработчика.

Получить консультацию специалистов компании Meta-Sistem по успешному внедрению типовых и нетиповых конфигураций 1С на вашем предприятии можно, позвонив по номеру 022 857 157. Или оставьте заявку в форме обратной связи на сайте.

Веб-технологии для интерфейсов в 1С

С вебом можно сделать пользовательский интерфейс 1С удобнее. Для этого есть практические приёмы. А как понять, что веб-технологии действительно нужны?

Интерфейс 1С достаточно пластичный — но предназначен для учётных задач. Это его основная работа. Однако сегодня в приложениях платформы появляются бизнес-задачи — связанные с документооборотом, автоматизацией процессов, корпоративным или иным общением. Пользователям с опытом работы с другими программами, покруче — Enterprise 1С не нравится.

Веб-вёрстка постепенно становится одним из пунктов «musthave» для интерфейсов. Специалисты IT сегодня выводят интерфейс с HTML+JS+CSS, добавляют мессенджеры, стриминговые платформы.

• Веб-технологии позволяют работать и с маркетинговой информацией. В стандартном решении она смотрится как слайд. Но с помощью веба выделяются ключевые элементы — они располагаются в рациональном порядке. Появляется разнообразие путей для реализации интересных идей, новые возможности вовлечения пользователей и т. д. А если есть что-то необычное, свежая опция или дополнительная услуга, то на первую страницу хорошо бы разместить привлекательный лендинг с оформлением заявки. В приложении также можно раскрыть статистику (для рекламы), прикрепить аудио и видео.

На экране 1С есть вся необходимая информация, функции. Но почему бы не сделать его более симпатичным и — продающим. К примеру, отчёты и дашборды. Главе отдела (или руководителю) будет и удобно, и приятно читать красиво сложенные сведения — упорядоченные. Информацию получается предоставить в таком формате, что любые данные найти в ней будет очень просто.

Некоторые разработчики применяют веб и создают настраиваемую визуализацию — с подсвеченными элементами, ховерами, диаграммами, графиками, вкладками с дополнительным текстом или изображениями. Как вариант, могут придать элементам интерактивности. И в один клик на тот или иной сегмент пойдёт обновление правой части интерфейса. Ограничений нет, реализуется любая толковая мысль. Например, создание динамического списка из 1С с компактной информацией с предпросмотром — чтобы пользователь мог не тратить время на переход. Оформление становится и функциональным, и красивым.