Зачем бизнесу в Молдове нужно внедрение управленческого учета? 5 веских причин

При слове «учет» многие бизнесмены, особенно начинающие, сразу представляют бухгалтерию. Большая ошибка считать, что у вас финансы под контролем, только потому, что у вас есть бухгалтер. Да, он отражает операции, считает налоги, перечисляет зарплату, но достаточно ли этого?

Руководителю ежедневно нужно принимать решения о том:

• Закупить ли оборудование,
• Сколько можно выделить на рекламу,
• Получится ли расширить штат и увеличить объемы производства,
• Эффективны ли текущие каналы продаж?

Все эти решения невозможно принять, опираясь только на бухгалтерский учет. Задача бухучета в отражении финансовых операций за прошлые периоды в соответствии с законом. Глядя только на бухгалтерские проводки невозможно принимать объективные управленческие решения. Руководителям приходится действовать буквально интуитивно. Бухгалтерский учет гарантирует вам отсутствие проблем с налоговой и другими контролирующими органами. Но бухгалтерское отражение прошлых операций не имеет связи с будущей деятельностью. Эти данные не позволяют планировать, оценивать эффективность работы и совершать другие аналитические действия.

Для эффективного менеджмента нужна релевантная и актуальная информация, на основе которой можно принимать управленческие решения. Обеспечить сбор и систематизацию таких данных позволяет налаженная система управленческого учета.

В этой статье мы расскажем о том, какие бизнес-задачи может решить внедрение в компании управленческого учета, а также расскажем о том, как его реализовать в вашем предприятии.

1. Управление денежными потоками в компании

Первый отчет, который обязательно должен быть реализован в системе управленческого учета — Cash Flow. Он же ДДС, он же отчет о движении денежных средств.

Это сводная таблица, в которой собрана информация о поступлениях и выбытиях денежных средств. Для наглядности мы рекомендуем движения денег на счетах группировать, чтобы избежать ситуации, при которой вся информация «свалена в одну кучу».

Хорошо структурированный отчет Cash Flow решает сразу несколько задач:

• Дает наглядную картину затрат, позволяя их анализировать и оптимизировать.
• Позволяет предвидеть и избегать кассовые разрывы.
• Анализ структуры поступлений. Какая деятельность приносит наибольшую финансовую отдачу? Помните про принцип Парето? Важно найти те 20% усилий, которые дают 80% результата.
• Планирование поступлений и расчет достаточности капитала. Имея средние цифры доходов, можно их экстраполировать на будущее, оценивая, хватит ли ликвидных средств для погашения обязательств и поддержания операционной деятельности.

Отчет кэш-фло можно адаптировать под концепцию, задачи и особенности конкретной компании. Для достижения разных целей могут понадобиться разные форматы отчетов. Для стратегического планирования и анализа прихода/расхода можно укрупнять отчет, оставляя только суммы, а для анализа в разрезе конкретного канала или способа продаж, можно отчет строить более детализировано.

Один из примеров такой настройки — разделение поступлений по способу оплаты. Отдельно оплата наличными в кассу, отдельно — безналичный расчет. При таком подходе менеджеры будут знать не только объем поступлений, но также где находятся эти деньги, и в каком виде.

2. Оценка эффективности работы компании

Бизнес без прибыли аморален. Еще хуже, когда прибыль есть, но никто не знает, откуда именно, почему она получена, и продолжится ли это дальше? Поэтому второй обязательный отчет, который должен присутствовать в конфигурации управленческого анализа — Profit and Loss. Он же P&L, он же отчет о прибыли убытках.

Это сводный отчет, показывающий динамику и структуру доходов. P&L можно также детализировать и структурировать по проектам, по видам деятельности или по какому-то другому принципу.

Структура отчета будет зависеть от особенностей компании и целей, поставленных перед управленческим учетом. Допустим, нам нужно составить отчет о прибыли и убытках для строительной компании. Рационально это сделать в разрезе по каждому строительному объекту.

В одной части таблицы будут все денежные поступления по проекту (продажи, долевое участие и т.д), а в другой — расходы (затраты на строительные материалы, зарплаты, маркетинг и т.д.).

Описанную таблицу топ-менеджер компании может использовать как для анализа рентабельности компании в целом, так и оценивать финансовые результаты каждого проекта по отдельности. Более того, можно даже провести анализ по отдельным категориям затрат и по разным каналам продаж.

Опираясь на такую информацию, топ-менеджеры компании смогут точно понять, как увеличить рентабельность проекта, какие расходы можно оптимизировать, на какие источники дохода сделать акцент, и каких примерных результатов можно ждать от запуска аналогичных проектов в будущем.

3. Расширенные аналитические возможности

Менеджер, ответственный за принятие решений, должен иметь постоянный оперативный доступ к информации. Реализовать это без налаженной системы управленческого учета невозможно.

Попробуйте получить, например, данные о продажах товара А только в онлайн-магазинах за июнь. При попытке получить эту информацию у вас есть 3 сценария:

• Не получить данные вообще. Если никакой учет кроме бухгалтерского в компании не ведется. Для бухгалтерии нет принципиальной разницы как и каким способом товар был продан, важен факт списания со склада и получение денег. Поэтому управленческой информации тут не найти.
• Получить нужные данные, но не сразу. Это сценарий, когда зачатки управленческого учета в компании есть, но они пока в Excel-таблицах, которые заполняются вручную. При таком подходе, данные могут быть доступны, если компания заранее продумала структуру Excel таблицы так, чтоб в нее вносились все переменные. Но найти нужную информацию быстро тоже не получится. Даже в хорошо продуманной таблице сложно реализовать механизм, который будет четко выводить данные одновременно по нескольким срезам. Скорее всего, придется отдельно собирать данные по онлайн- продажам, отдельно по месяцам, а потом складывать.
• Третий сценарий оптимальный. В компании реализована система управленческого учета. Менеджер может в любой момент получить четкую и актуальную информацию по заданным переменным. Это очень важно для принятия управленческих решениях. Во многих ситуациях и во многих отраслях каждый час, и даже каждая минута задержки принятия решений может стоить очень дорого.

В рамках системы управленческого учета можно организовывать информативные дашборды, которые в режиме реального времени будут показывать менеджеру нужные для его работы данные. Это создает удобную среду для эффективного менеджмента.

4. Повышение прозрачности работы

Это преимущество внедрения управленческого учета недооценивают многие руководители. При помощи полного и постоянного доступа к информации топ-менеджеры могут осуществлять постоянный мониторинг работы компании.

Сложно заниматься хищениями, раздуванием смет, неэффективным расходованием времени и другими неприятными для компании вещами, когда вся актуальная информация постоянно «на ладони у руководителей».

Более того, директор может сравнивать результаты отделов и конкретных сотрудников, понимая, какие результаты можно объективно принимать за ориентир. Это помогает не только точнее планировать, но и искать проблемы, мешающие остальным сотрудникам достигать средних значений.

Прозрачность работает и в обратную сторону. Когда сотрудники владеют информацией о результатах компании, их работа становится проще и эффективнее. Прозрачность, общий доступ к информации и понятные цели — это здоровая рабочая среда для команды.

5. Эффективное планирование

Стратегическое и оперативное планирование бизнеса без конкретных данных — это буквально лотерея. Когда решения не подкреплены ничем, велик риск ошибиться, выбрать неэффективные пути развития, а также столкнуться с неправильным распределением финансов.

Управленческий учет — не опция, а необходимость.

Невозможно развивать продажи, не понимая, какие каналы дают наибольшую эффективность.

Невозможно планировать доходы, не понимая особенности спроса, и не видя статистику предыдущих лет. Обладая данными, можно видеть закономерности: сезонность спроса, факторы принятия решений о покупке, сегменты целевой аудитории и т.д. Понимая свой спрос, можно достаточно точно планировать продажи на будущие периоды.

Невозможно эффективно планировать работу команды, не видя наглядно загруженность и результаты сотрудников.

И этот список можно продолжать очень долго. Управленческий учет обеспечивает систематизацию данных и удобный доступ для топ-менеджеров. Планирование невозможно без детальной и релевантной информации, а бизнес без конкретной стратегии обречен на неконкурентоспособность.

Системы управленческого учета — это к тому же эффективный инструмент систематизации информации, например, данных о контрагентах. На базе учетной конфигурации можно организовать систему хранения документооборота с привязкой к контрагенту или проекту.

Как внедрить конфигурацию для управленческого учета в компании?

В тексте статьи мы несколько раз говорили о том, что управленческий учет очень индивидуален. Он зависит не только от сферы деятельности компании и модели бизнеса, но и от многих других переменных.

Конфигурация управленческого учета, в первую очередь, должна решать конкретные задачи руководителя. Например, директор хочет получить инструмент для отслеживания продаж, анализа маркетинга и эффективности работы сотрудников. Задача специалиста по внедрению — предоставить нужный набор инструментов для реализации эффективной системы учета в этих областях.

Более того, предложенные решения нужно еще и адаптировать под конкретные бизнес-процессы, и оформить их так, чтобы пользователю было удобно использовать информацию и генерировать нужные отчеты.

У 1С много типовых решений управленческих учетных систем для разных сегментов бизнеса. Каждое наполнено профильными инструментами. Но для того чтобы конфигурация точнее отвечала задачам конкретной компании. Перед разработкой и внедрением необходимо провести детальный аудит бизнес-процессов компании, пообщаться с руководителями на местах и составить проект учетной системы для того чтобы учетная система отвечала конкретным рабочим задачам пользователей.

На первый взгляд, может показаться, что введение в рабочий процесс еще одной учетной системы кроме бухгалтерской приведет к путанице и дополнительной нагрузке на операторов. И действительно, если вести учет параллельно, отдельно внося данные в управленческую и в бухгалтерскую конфигурацию, работы становится вдвое больше. Также повышается и риск ошибки, нельзя исключать человеческий фактор. Данные могут быть внесены по ошибке только в одну конфигурацию. Это приводит к неактуальности используемой информации, сильным расхождением между планируемыми и фактическими значениями и как следствие, к неэффективности управленческого учета.

Поэтому очень важно настроить обмен данными между двумя конфигурациями. Какая-то из них: бухгалтерская или управленческая должна быть ведущей. Данные об операции вводятся только в одну, а во вторую загружаются автоматически, учитывая особенности отображения.

Такой подход решает сразу две проблемы. Во-первых, освобождает операторов от дублирования работы, вдвое сокращая нагрузку. А во-вторых, исключает риск ошибок и расхождений.

Ведение управленческого учета в таблицах Excel, хоть и дает компании базовую систематизацию информации, но имеет целый ряд недостатков.

Во-первых, это не всегда удобно. На поиск нужных данных уходит достаточно много времени.

Во-вторых, остается риск ошибок из-за действий операторов. В результате чего руководители компании используют ошибочные данные для принятия решений.

В-третьих, открытым остается вопрос актуальности данных и их коллективного использования. Особенно если учет ведется в обычных Excel файлах, а не в облачных сервисах.

В итоге, базовые задачи управленческого учета, конечно, выполняются, но не достигается главная цель — оптимизация и повышение эффективности менеджмента. Поэтому внедрение управленческого учета в компании — важная задача для любого бизнеса, который стремится к развитию и конкурентоспособности.

Сложно в одной статье перечислить все преимущества и сервисы, которые могут быть внедрены в управленческой конфигурации. Вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов. Они вам подскажут, какие возможности могут быть реализованы в управленческих конфигурациях для специфики вашего бизнеса.