Как должна быть организована система учета в молдавском предприятии в 2021 году, чтобы эффективно руководить доходами и расходами предприятия

Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета на предприятии – это не вопрос моды или соответствия технологическим трендам, это вопрос выживаемости и конкурентной борьбы. Посудите сами, какое предприятие будет развиваться быстрее:

• В котором руководителю достаточно сделать несколько кликов, чтобы получить нужную для принятия решения учетную информацию.
• Или то, в котором руководителю для принятия управленческого решения нужно попросить об отчете бухгалтера, который будет собирать все нужные цифры по десяткам Excel-документов и через несколько часов может быть отдаст отчет без ошибок.

И дело не только в управленческом учете, многие им вообще не занимаются, составляя отчеты только для налоговой. Но в этом случае автоматизация тоже крайне важна. Во-первых, потому что учет, который ведут вручную, требует большее количество работников. Автоматизация позволит не только сократить штат бухгалтеров, но и сэкономить на оборудовании рабочих мест и офисных площадях. Это еще не говоря о том, что чем меньше людей, тем меньше человеческого фактора и ошибок, которые с ним связаны.

Но автоматизация просто ради автоматизации тоже не имеет смысла. Шутка про то, как 10 бухгалтеров с калькуляторами были заменены на 10 с компьютерами + сисадмин, недалека от реальности. Грамотно выстроенная автоматизация должна делать эффективнее учет и бизнес в целом. В этой статье мы хотели бы рассказать о десяти факторах, которые отличают оптимизированную и хорошо выстроенную учетную систему:

1. Бухгалтерия должна быть автоматизирована в рамках популярного программного обеспечения

Самописные и редкие системы учета хоть и могут лучше подходить под ваши бизнес-процессы, чем стандартные конфигурации известных программ, например, 1С. Но они чаще подвержены ошибкам и системным проблемам, чем продукт, который уже опробован на огромном количестве компаний и оптимизирован с учетом пожеланий большого количества клиентов.

А во-вторых, чем программное решение крупнее и известнее, тем больше у него возможностей и интеграций. Например, на базе все того же 1С можно выстроить целую систему взаимодействий с сайтом, CRM-системой и другим программным обеспечением, которое использует бизнес.

2. Бухгалтерский и управленческий учет должны вестись в одной системе с настроенным обменом данных

Часто на предприятиях можно увидеть, что даже у компаний, у которых есть программные решения для учета, отчеты и таблицы для руководства все равно делают отдельно в Excel. Даже при том, что в учетных системах есть много разных инструментов, позволяющих эти отчеты генерировать автоматически.

Более того, очень важно настроить цепочку обмена данных, чтобы не вносить данные каждый раз. Информация в систему учета по всем операциям может поступать и обрабатываться автоматически.

3. Резервное копирование

О важности резервного копирования, мы думаем, уже не нужно говорить никому. Любая ошибка, сбой или даже действия злоумышленников могут привести к проблемам в работе программы. А в случае потери данных их невозможно будет восстановить, если периодически не создавать резервные копии.

И бэкапы тоже должны делаться автоматически, потому что человек всегда может забыть о этом.

4. Правильная настройка доступов

Этот момент упускают очень многие компании, предоставляя полный доступ к системе всем пользователям. Но как показывает практика, чем меньше возможностей дать пользователю, тем меньше проблем он сможет создать.

Во-первых, это вопрос безопасности и конфиденциальности данных. Информацию лучше прятать как можно тщательней, в том числе и от своих бухгалтеров.

Во-вторых, это вопрос ошибок и проблем с системой, которые очень часто происходят именно из-за действий пользователя. Когда у бухгалтера или менеджера просто нет доступа к определенным данным и функциям, значит он не сможет им навредить. Часто бывает такое, что пользователь может начать формирование отчета с огромным объемом данных, который будет фоном нагружать всю систему, делая ее работу медленней. Лучшее решение обеих проблем – правильная система доступов, которая для каждого пользователя сделает свою зону ответственности и свою зону действий.

5. Лицензии

Опустим тот момент, что использование нелицензионного программного обеспечения – это незаконно и неэтично. Нелицензионное ПО – это уязвимости и ошибки, за которые никто не отвечает. И если вы на предприятии используете программное обеспечение (не только учетные системы, вообще все программы) без лицензий, то вы ставите под удар безопасность информации. А в случае серьезных проблем не сможете обратиться за помощью и технической поддержкой к разработчикам.

6. Удобство и безопасность использования в офисе и удаленно

Если у вас часть работников, взаимодействующих с учетной системой, работают удаленно важно продумать возможность подключения к серверу с разных устройств. Это также удобно, если главный бухгалтер пользуются программным обеспечением на ноутбуке в разных местах.

Достаточно просто обеспечить бесплатное использование учетной программы, если подключение происходит только с офисных компьютеров, но если требуется удаленное использование системы, то очень важно свести к минимуму сопутствующие риски.

7. Импорт курса валют и других переменных

Это удобно, когда текущие курсы валют или другие нужные для работы переменные данные автоматически загружаются в систему. Потому что человек всегда может забыть внести обновленные данные или допустить опечатку.

8. Автоматизация инвентаризации

На небольших предприятиях с небольшими складскими запасами, конечно, можно проводить инвентаризацию и вручную простым подсчетом, и сверкой. Но о будущем нужно думать уже сейчас. Параллельно с ростом компании, время нужное на инвентаризацию будет только увеличиваться. Поэтому есть смысл задуматься о внедрении системы штрих-кодов со считывающим устройством.

Это заметно ускорит и автоматизирует процесс инвентаризации, а также снизит количество случайных и неслучайных ошибок при инвентаризации.

9. Удобство формирования отчетов

Мы уже говорили о важности быстрого получения информации при принятии управленческих решений. А когда данные в учетной системе корректно структурированы, построить нужный отчет можно буквально в 1 клик и получить нужную информацию моментально и автоматически.

10. Техническое сопровождение

Не всегда есть смысл нанимать отдельного специалиста в штат только для сопровождения учетной системы, дешевле и удобней воспользоваться услугами аутсорс-специалистов. Но техническая поддержка должна быть обязательно. Когда речь идет о бизнесе, ошибки и простои могут стоить очень дорого.

Если прямо сейчас вы можете поставить галочку напротив каждого пункта, то автоматизация учета у вас внедрена эффективно. Ну а если не во всех пунктах, значит вам есть куда расти и у вас есть ресурс для того чтобы сделать бизнес еще результативнее.

Мы можем бесплатно проконсультировать вас о том, как сделать оптимизировать вашу учетную систему. А если бухгалтерский учет у вас еще не автоматизирован, мы можем внедрить программные решения, которые подойдут именно вашему бизнесу.

Чтобы получить бесплатную консультацию наших специалистов, просто заполните форму обратной связи на нашем сайте.