Cum trebuie să fie organizat sistemul de contabilitate la o întreprindere moldovenească în anul 2021, pentru a gestiona eficient veniturile și cheltuielile întreprinderii

Automatizarea evidenței contabile și manageriale la întreprindere - nu este o întrebare de urmare a modei sau corespundere cu trendurile tehnologice, ci este o întrebare care ține de supraviețuire și luptă concurențială. Gândiți-vă și singuri, care întreprindere se va dezvolta mai repede:

• În care conducătorului va fi destul să facă câteva clickuri pentru a primi informația contabilă necesară la primirea deciziei.
• Sau cea, în care conducătorul, pentru a primi o decizie managerial, trebuie să ceară raport de la contabil, care va strânge toate datele necesare prin zeci de documente Excel, și peste câteva ore va putea să dea un raport fără greșeli.

Și aceasta ține nu doar de evidența managerială, mulți de ea în genere nu se ocupă, pregătind rapoartele doar pentru inspectoratul fiscal. Dar și în acest caz automatizarea este foarte importantă. În primul rând fiindcă evidența care este făcută manual, solicită un număr mare de lucrători. Automatizarea permite nu doar reducerea statului de contabili, dar și economisirea pe echipamentul locurilor de muncă și spații de oficiu. Asta nemaivorbind de faptul că cu cât mai puțini oameni, cu atât mai mică este probabilitatea factorului uman și a erorilor legate de acesta.

Dar automatizarea doar de dragul automatizării tot nu are sens. Gluma că 10 contabili cu calculatoare au fost înlocuiți cu alți 10 dar deja cu computatoare + administrator de sistem nu este departe de adevăr. O automatizare optim realizată poate eficientiza evidența și afacerea în general. În acest articol noi am dori să relatăm despre zece factori, care identifică un sistem de evidență optimizat și bine structurat:

1. Contabilitatea trebuie să fie automatizată în cadrul unui produs software popular

Posibil că sistemele autoscrise și rare de evidență se potrivesc mai bine proceselor Dvs de business decât configurările standarde ale programelor cunoscute, cum de exemplu 1C. Dar ele mai des sunt predispuse erorilor și problemelor de sistem, decât un produs care este testat pe un număr vast de companii și optimizat conform dorințelor unui număr mare de clienți.

În al doilea rând, cu cât produsul software este mai mare și mai cunoscut, cu atât mai multe posibilități și integrări el posedă. De exemplu, în baza la același 1C poate fi construit un întreg sistem de interacțiuni cu site-ul, sistemul de CRM și alte produse software folosite de business.

2. Evidența contabilă și managerială trebuie să fie dusă în același sistem cu schimbul de date setat

Deseori la întreprinderi poți să vezi, că chiar și la companii care dispun de soluții software pentru evidență, raportarea și tabelele pentru conducere tot se mai fac în Excel. Si aceasta se întâmplă în cazul când în sistemele de evidență există diverse instrumente, care permit generarea automată a acestor rapoarte.

Mai mult ca atât, este foarte important să setați lanțul de schimb a datelor, pentru a nu le introduce de fiecare dată. Informația în sistemul de evidență pe toate operațiunile poate fi primită și procesată automat.

3. Backup

Despre importanța backup-ului noi credem că nu mai trebuie să povestim. Orice eroare, hibă sau chiar acțiune a infractorilor poate să ducă la probleme legate de lucrul programului. Iar în cazul pierderii datelor, nu va fi posibilă restituirea lor, dacă nu faceți periodic copii de rezervă.

Și backup-urile tot trebuie să fie făcut automat, fiindcă omul întotdeauna poate să uite despre aceasta.

4. Setarea corectă a acceselor

Acest moment este omis de foarte multe companii, care oferă acces complet la sistem tuturor utilizatorilor. După cum arată practica, cu cât mai puține posibilități îi dați utilizatorului, cu atât mai puține probleme el va putea crea.

În primul rând, aceasta este o întrebare de securitate și confidențialitate a datelor. Informația trebuie ascunsă cât mai bine, chiar și de contabilii proprii.

În al doilea rând, aceasta este întrebarea erorilor și problemelor de sistem, care foarte des au loc anume din cauza acțiunilor utilizatorului. Când contabilul sau managerul pur și simplu nu are acces la anumite date sau funcții, aceasta înseamnă că el nu va putea să la facă vreo daună. Deseori se întâmplă că utilizatorul poate să înceapă formarea unui raport cu un volum uriaș de date, care pe fond va încărca tot sistemul, făcând lucrul lui mai lent. Cea mai bună soluție a ambelor probleme - sistemul corect de accese, care pentru fiecare utilizator îi repartizează zona lui de responsabilitate și zona lui de acțiuni.

5. Licențe

Omitem acel moment că utilizarea programelor de software piratate - este ilegală și lipsită de etică. Program software piratat - înseamnă vulnerabilități și erori pentru care nimeni nu răspunde. Și dacă Dvs. în cadrul întreprinderii utilizați programe software (nu doar sisteme de evidență, în genere toate programele) piratate, atunci Dvs. puneți sub lovitură siguranța informației. Iar în cazul unor probleme serioase nu veți putea să vă adresați după ajutor și suport tehnic al autorilor programului.

6.Comoditatea și siguranța utilizării în oficiu și la distanță

Dacă la Dvs. o parte din lucrători care interacționează cu sistemul de evidență lucrează la distanță, este important de prevăzut posibilitatea conectării la server de pe diferite dispozitive. Aceasta este de asemenea comod, dacă contabilul șef se folosește de programul software pe notebook din diferite locuri.

Este destul de simplu să asigurați utilizarea gratuită a programului de evidență, dacă conexiunea are loc doar de pe calculatoarele din oficiu, dar dacă este necesară utilizarea la distanță a sistemului, atunci este foarte important să reduceți la minim riscurile asociate.

7. Importarea cursului valutar și a altor variabile

Este comod când cursurile valutare curente sau alte variabile necesare pentru lucru se încarcă automat în sistem. Fiindcă omul întotdeauna poate să uite să introducă datele înnoite sau să comită o eroare.

8. Automatizarea inventarierii

În cadrul unor întreprinderi mijlocii cu rezerve depozitare mici, inventarierea poate fi efectuată și manual, prin numărare simplă și verificare. Dar despre viitor este bine de gândit chiar de pe acum.

Paralel cu creșterea companiei, timpul pentru efectuarea inventarierii numai va crește. De aceea, este rezonabil de gândit despre implementarea sistemului codurilor de bare cu dispozitive de citire.

Aceasta va accelera vizibil procesul de inventariere, precum și va reduce numărul de erori întâmplătoare și neîntâmplatoare în cadrul inventarierii.

9. Comoditatea formării raporturilor

Noi deja am menționat despre importanța obținerii rapide a informației la aprobarea deciziilor manageriale. Iar când datele în sistemul de evidență sunt corect structurate, poți forma raportul necesar practic într-un click, primind informația necesară momentan și automat.

10. Suportul tehnic

Nu întotdeauna are rost de angajat un specialist aparte în statul de personal doar pentru suportul sistemului de evidență, este mai ieftin și comod să vă folosiți de serviciile specialiștilor din outsource. Dar suportul tehnic trebuie să fie neapărat. Când merge vorba despre business, erorile și timpul pierdut pot să coste foarte scump.

Dacă chiar acum Dvs. puteți să bifați în dreptul fiecărui punct, atunci automatizarea evidenței la Dvs. este implementată eficient. Iar dacă nu la toate punctele, atunci aveți unde crește, și Dvs. dispuneți de resursele care vor permite să facă afacerea și mai rezultativă.

Noi putem să va oferim o consultare gratuită despre faptul, cum poate fi optimizat sistemul Dvs. de evidență. Iar dacă evidența contabilă la Dvs. încă nu este optimizată, noi putem să implementăm soluții software, care vor conveni anume afacerii Dvs.

Pentru a primi consultarea gratuită a specialiștilor noștri, vă rugăm să completați formularul de feedback de pe site-ul nostru.