В Молдове часть компаний до сих пор ведет учет в Excel. Почему это невыгодно?

Конфигурации автоматизации учета в компаниях значительно упрощает жизнь операторов, повышает качество учета и эффективность работы компании в целом. Это касается как бухгалтерского, так и управленческого учета. Автоматизация позволяет избавиться от рутинных повторяющихся операций, сократить количество брака и в целом разгрузить операторов 1С.

Насчет бухгалтерских конфигураций уже ни у кого сомнений нет, уже практически все компании в Молдове ведут бухгалтерию в специализированных программных продуктах (в основном 1С). Но вот с управленческим учетом ситуация кардинально противоположная. Огромное количество компаний до сих пор или не ведет управленческий учет вообще, или делает это «на коленке» (в лучшем случае в Excel таблице).

Обычно предприниматели, отказывающиеся от специализированного ПО для управленческого учета, ссылаются на то, что для компании это дополнительные затраты. Но на самом деле, неавтоматизированный управленческий учет обходится компании значительно дороже. И в этой статье мы хотим привести аргументы, почему.

Для начала, зачем вообще нужен управленческий учет?

Руководители компании ежедневно сталкиваются с необходимостью принятия решений. Закупить ли новый товар? Стоит ли взять кредит для развития? Сократить или увеличить бюджет на маркетинг? Нанять новых специалистов или наоборот, постараться оптимизировать затраты на команду? А также на многие другие вопросы. Ответить на них однозначно можно только зная:

• Складские запасы.
• Объем доступных ликвидных средств.
• Ситуацию с кредиторской и дебиторской задолженностями.
• Оборачиваемость товаров.
• Длину операционного и финансового цикла

А также многие другие ключевые показатели. Эффективный менеджмент просто невозможен без точных цифр. Если их нет, приходится ориентироваться только на интуицию и память руководителей, принимающих решения.

О какой эффективности можно говорить в таком случае? Руководитель должен видеть:

• Какой маркетинговый канал дает лучшие результаты при меньшей стоимости.
• Какие товарные позиции обеспечивают лучшую рентабельность, а какие более ликвидны.
• Какой клиент, как долго и сколько должен.
• Что с товарными запасами, какой товар нужно закупить, а с каким можно повременить, чтоб деньги не застряли в нереализованных запасах.

Также важно, чтобы эта информация у руководителя была буквально под рукой. Чтоб можно было данные сортировать по нужным отрезкам времени и другим параметрам. Чем более детальные данные может получить руководитель, и чем быстрее он эти данные получает, тем выше будет качество принимаемых решений.

Поэтому в современной конкурентной среде без управленческого учета почти невозможно вести успешный бизнес. Ваша компания всегда в эффективности работы будет проигрывать конкурентам.

Почему вести учет в Excel на самом деле невыгодно?

1. Повышенная нагрузка на сотрудников

Если учет ведется в Excel или другими ручными методами, сотрудникам в таблицу нужно переносить информацию буквально о всех операциях в компании. О каждой продаже, о каждом перемещении между складами, о каждом перечислении денег поставщику.

Каждый раз, при каждой операции нужно информацию о действии переносить в Excel таблицу. Только представьте, что проведение самой операции у сотрудника может занять меньше времени, чем ее отражение в учетной таблице.

Чем детальней ручной управленческий учет, тем больше времени сотрудников он занимает. Можно, например, вести только учет поступлений и выбытий товаров со склада и ограничить свой управленческий учет только складом. В таком случае времени сотрудников потребуется меньше, но достаточно ли детализированным будет такой учет? Даст ли он топ-менеджменту нужную информацию? 

Руководитель в этом плане буквально пытается найти баланс между детализацией ручного учета и временем, которое нужно на его ведение сотрудниками. Вам кажется, что потраченное на ручной учет время не приносит вам убытков, ведь работнику зарплату придется платить в любом случае, но это не так. На самом деле, если управленческий учет автоматизировать и убрать рутинные действия, у сотрудников освободится большое количество времени.

• Это время можно или заполнить другими полезными задачами, которые приносят компании прибыль (упущенная прибыль — те же расходы).
• Либо можно сократить штат сотрудников и снизить издержки на заработную плату.

В бизнесе в прямом смысле «время = деньги», чем меньше рутинных механических действий нужно делать работникам, тем больше они могут сконцентрироваться на сложных и творческих задачах. Они приносят компании больше пользы, чем простой перенос данных в таблицу.

Если на предприятии одновременно внедрены и бухгалтерская и управленческая конфигурации 1С, между ними можно настроить обмен данными так, чтобы операция внесенная в одну систему автоматически отражалась в другой. Только одна эта синхронизация вдвое сокращает объем работы операторов 1С.

2. Ошибки и несоответствия

Еще одна заметная проблема ручного учета — ошибки при вводе данных, упущенные операции и опечатки. Человеческий фактор при ручном учете невозможно полностью исключить. Всякое может быть, сотрудник допустил опечатку, или заработался и забыл внести информацию в учетную таблицу Excel. Но эти небольшие ошибки на самом деле приводят к заметным проблемам:

• В учетной таблице неправильные или неактуальные данные. А на них будет опираться руководство при принятии управленческих решений. О каком качестве менеджмента можно говорить при использовании неправильной информации.
• Проблемы при инвентаризациях и операционной деятельности. Ошибки при ручном учете почти неизбежны, это мы выяснили. В итоге это обязательно приводит к тому, что информация в бухгалтерии и в таблицах управленческого учета будет разной. Это, естественно, может вызвать проблемы и недопонимания при инвентаризациях. В бухгалтерии цифра одна, в Excel — вторая, а по факту — третья. В итоге на инвентаризации и поиск ошибок у сотрудников уходит неприлично много времени.

Еще хуже, когда ошибочные данные используются в работе ответственными сотрудниками. Они могут, например, принять заказ на товар, которого нет на складе (он есть только в учетной системе). В итоге, возвраты, отказы, репутационные потери и т.д (и это только одна из возможных ситуаций).

Человеческий фактор можно полностью исключить только при автоматизации управленческого учета. Когда информация в систему вводится не вручную, а например, автоматически загружается из бухгалтерской конфигурации, полностью исключен риск опечаток и механических ошибок.

3. Низкое качество менеджмента

Вам может показаться, что вы ничего на этом не теряете. Особенно если долго работаете в бизнесе интуитивно, не имея доступа к детальной аналитике. Вам может показаться, что по-другому нельзя, а управленческая аналитика ничего серьезно не поменяет.

Но на самом деле, неэффективный менеджмент и отсутствие аналитических данных — это огромные потери для компании.

Об этом мы уже говорили в начале статьи. Не имея точных и детализированных данных о работе компании, руководитель не может принимать эффективных решений о том:

• Какие товары оставить, а от каких избавиться? (ведь он не знает точных данных о рентабельности и маржинальности товаров).
• Как можно оптимизировать затраты? (он не знает точной калькуляции, разделения на постоянные и переменные расходы, проценты брака и других непредвиденных потерь).
• Нужны ли компании заемные средства, и рентабелен ли будет кредит (ведь он не знает точную продолжительность финансовых циклов, рентабельность оборота средств, достаточность капитала и другие ключевые финансовые показатели).

И это только 3 примера. То же самое можно сказать про любое управленческое решение. Опираясь на точные и объективные цифры эти решения принимать гораздо проще. Ошибки руководителя, которые были допущены из-за недостатка данных, это ощутимые потери для компании. Хоть и размер этих потерь сложно оценить, не попробовав хорошо проработанную систему учета в компании.

В тексте мы показали 3 объективных преимущества управленческих конфигураций 1С по сравнению с ведением учета «на коленке» в таблица Excel. На самом деле, попытки сэкономить на автоматизации приводят к еще большим потерям.

Если вы планируете автоматизацию учета в вашей компании или хотите его оптимизировать, вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов о том, как это сделать лучше. Для получения консультации достаточно оставить заявку в форме обратной связи на главной странице нашего сайта.