În Republica Moldova, unele companii încă își țin registrele în Excel. De ce este neprofitabilă?

Configurațiile de automatizare din companii simplifică semnificativ viața operatorilor, îmbunătățesc calitatea contabilității și eficiența companiei în ansamblu. Acest lucru este valabil atât pentru contabilitate, cât și pentru contabilitatea de gestiune. Automatizarea vă permite să scăpați de operațiunile de rutină, repetitive, să reduceți numărul de rebuturi și, în general, să ușurați sarcina de lucru a operatorilor 1C.

Nu există dubii în ceea ce privește configurațiile contabile, aproape toate companiile din Moldova fac deja contabilitate în produse software specializate (în principal 1C). Dar situația în cazul contabilității de gestiune este cu totul opusă. Un număr foarte mare de companii încă fie nu țin deloc o contabilitate de gestiune, fie o fac "pe loc" (în cel mai bun caz într-o foaie de calcul Excel).

De obicei, întreprinzătorii care refuză să utilizeze un software specializat de contabilitate de gestiune se referă la faptul că acesta reprezintă un cost suplimentar pentru companie. Dar, de fapt, contabilitatea de gestiune neautomatizată costă compania mult mai mult. Iar în acest articol dorim să argumentăm de ce.

Pentru început, de ce avem nevoie de contabilitate de gestiune?

Managerii de companii se confruntă zilnic cu necesitatea de a lua decizii. Ar trebui să cumpere marfă nouă? Merită să contractați un împrumut pentru dezvoltare? Reduceți sau creșteți bugetul de marketing? Angajați noi specialiști sau, dimpotrivă, încercați să optimizați costurile echipei? La fel ca și multe alte întrebări. Singura modalitate de a răspunde fără echivoc la ele este să știm:

• Stocuri.
• Valoarea lichidităților disponibile.
• Situația conturilor de plătit și de primit.
• Cifra de afaceri a mărfurilor.
• Durata ciclului operațional și financiar

Precum și mulți alți indicatori-cheie. Un management eficient este pur și simplu imposibil fără cifre exacte. Dacă acestea nu sunt disponibile, trebuie să vă bazați doar pe intuiția și memoria factorilor de decizie.

Despre ce fel de eficiență putem vorbi într-un astfel de caz? Managerul trebuie să vadă:

• Ce canal de marketing oferă cele mai bune rezultate la un cost mai mic.
• Care dintre produsele de bază oferă o rentabilitate mai bună și care sunt mai lichide.
• Care client, pentru cât timp și cât de mult este datorat.
• Cum rămâne cu stocurile, ce bunuri trebuie cumpărate și care pot fi amânate, astfel încât banii să nu rămână blocați în stocuri nevândute.

De asemenea, este important ca aceste informații să fie la îndemâna managerului. Ar trebui să fie posibilă sortarea datelor în funcție de perioada de timp și de alți parametri. Cu cât un manager poate obține mai multe date detaliate și cu cât obține mai repede aceste date, cu atât mai bună este calitatea deciziilor pe care le va lua.

Prin urmare, în mediul concurențial actual, este aproape imposibil să conduci o afacere de succes fără contabilitate de gestiune. Compania dvs. va pierde întotdeauna în fața concurenților dvs. în ceea ce privește performanța.

De ce nu este cu adevărat profitabil să țineți înregistrări în Excel?

1. Creșterea presiunii asupra personalului

În cazul în care înregistrările sunt ținute în Excel sau prin alte metode manuale, angajații trebuie să transfere informații într-o foaie de calcul despre fiecare tranzacție din cadrul companiei. Fiecare vânzare, fiecare mișcare între depozite, fiecare transfer de bani către un furnizor.

De fiecare dată când efectuați o tranzacție, trebuie să transferați informațiile referitoare la această acțiune într-o foaie de calcul Excel. Imaginați-vă că unui angajat îi poate lua mai puțin timp pentru a efectua o tranzacție decât îi ia să apară într-o foaie de calcul.

Cu cât contabilitatea de gestiune manuală este mai detaliată, cu atât mai mult timp este necesar pentru personal. De exemplu, ați putea, de exemplu, să țineți o evidență doar a încasărilor și a vânzărilor din depozit și să vă limitați contabilitatea de gestiune la depozit. Ați avea nevoie de mai puțin timp pentru personal, dar este suficient de detaliat? Va oferi top managementului informațiile de care are nevoie?

Managerul din acest plan încearcă să găsească un echilibru între detaliile contabilității manuale și timpul necesar pentru ca angajații să le mențină. S-ar putea să credeți că timpul petrecut cu contabilitatea manuală nu reprezintă o pierdere pentru dumneavoastră, deoarece angajatul va trebui să fie plătit oricum, dar nu este așa. De fapt, dacă contabilitatea de gestiune este automatizată și activitățile de rutină sunt eliminate, se va elibera mult timp pentru angajați.

• Acest timp poate fi ocupat fie cu alte sarcini utile care să facă compania profitabilă (profiturile pierdute reprezintă aceleași cheltuieli).
• Sau puteți să reduceți numărul de angajați și să scădeți costurile salariale.

Într-o afacere în sensul literal al cuvântului "timp = bani", cu cât mai puține activități mecanice de rutină trebuie să facă angajații, cu atât mai mult se pot concentra pe sarcini complexe și creative. Aceștia aduc mai multă valoare pentru companie decât simplul transfer de date într-o foaie de calcul.

În cazul în care o întreprindere implementează simultan atât configurații de contabilitate, cât și de gestiune 1C, schimbul de date între ele poate fi stabilit astfel încât operațiunea introdusă într-un sistem să se reflecte automat în celălalt. Numai această sincronizare reduce la jumătate volumul de muncă al operatorilor 1C.

2. Erori și neconcordanțe

O altă problemă notabilă a contabilității manuale este reprezentată de erorile de introducere a datelor, de tranzacțiile omise și de greșelile de scriere. Eroarea umană în înregistrarea manuală nu poate fi complet exclusă. Se poate întâmpla orice, un angajat face o greșeală de scriere sau lucrează prea mult și uită să introducă informațiile într-o foaie de calcul Excel. Dar aceste mici greșeli duc de fapt la probleme vizibile:

• Tabelul contabil conține date incorecte sau irelevante. Iar conducerea se va baza pe ei pentru a lua decizii de management. Despre ce calitate a managementului putem vorbi atunci când se folosesc informații incorecte.
• Probleme de inventariere și operaționale. Erorile în contabilitatea manuală sunt aproape inevitabile, am constatat acest lucru. În cele din urmă, acest lucru conduce în mod necesar la informații diferite în foile de calcul ale contabilității și ale contabilității de gestiune. Desigur, acest lucru poate cauza probleme și neînțelegeri în timpul inventarierii. În contabilitate, cifra este una, în Excel este alta, dar în realitate este o treime. Ca urmare, angajații au nevoie de un timp obscen de lung pentru a face inventarul și a căuta erori.

Este și mai rău atunci când datele eronate sunt folosite în activitatea angajaților responsabili. Aceștia pot, de exemplu, să accepte o comandă pentru un articol care nu se află în stoc (există doar în sistemul contabil). Rezultatul este returnări, respingeri, pierderi de reputație etc. (și aceasta este doar o situație posibilă).

Factorul uman poate fi complet eliminat doar atunci când contabilitatea de gestiune este automatizată. Atunci când informațiile nu sunt introduse manual în sistem, ci, de exemplu, sunt descărcate automat din configurația contabilă, riscul de greșeli de scriere și erori mecanice este complet eliminat.

3. calitatea slabă a managementului

S-ar putea să credeți că nu aveți nimic de pierdut din această situație. Mai ales dacă ați lucrat mult timp în afaceri în mod intuitiv, fără a avea acces la analize detaliate. S-ar putea să credeți că nu există o altă cale și că analizele de management nu vor face o diferență serioasă.

Dar, în realitate, un management ineficient și o lipsă de date analitice reprezintă pierderi uriașe pentru o companie.

Am vorbit deja despre acest lucru la începutul acestui articol. Fără date exacte și detaliate despre performanța companiei, un manager nu poate lua decizii eficiente cu privire la

• Ce produse să păstrăm și de care să scăpăm? (deoarece nu cunoaște rentabilitatea și marjele exacte ale bunurilor).
• Cum pot fi optimizate costurile? (nu cunoaște calculul exact al costurilor, împărțirea în costuri fixe și variabile, procentul de rebuturi și alte pierderi neprevăzute).
• Dacă societatea trebuie să se împrumute și dacă împrumutul va fi profitabil (deoarece nu cunoaște durata exactă a ciclurilor financiare, rentabilitatea cifrei de afaceri a fondurilor, adecvarea capitalului și alți indicatori financiari cheie).

Și acestea sunt doar trei exemple. Același lucru se poate spune despre orice decizie de management. Pe baza unor cifre exacte și obiective, aceste decizii sunt mult mai ușor de luat. Greșelile manageriale care au fost făcute din cauza lipsei de date reprezintă pierderi tangibile pentru companie. Deși mărimea acestor pierderi este dificil de estimat fără a încerca un sistem contabil bine pus la punct în cadrul companiei.

În acest text, am prezentat 3 avantaje obiective ale configurațiilor de gestionare 1C în comparație cu contabilitatea "gata de utilizare" într-o foaie de calcul Excel. De fapt, încercarea de a economisi bani pe automatizare duce la pierderi și mai mari.

Dacă intenționați să automatizați contabilitatea companiei dumneavoastră sau doriți să o optimizați, puteți obține o consultație gratuită din partea experților noștri despre cum să o faceți mai bine. Tot ce trebuie să faceți este să lăsați o cerere în formularul de feedback de pe pagina de start a site-ului nostru.