Неавтоматизированная бухгалтерия стоит дороже. Почему 1С лучше Excel?

Казалось бы, простое утверждение. Само собой, специализированная учетная система лучше и эффективнее, чем простые таблицы. Но до сих пор заметная часть компаний в Молдове все еще ведут бухгалтерию в таблицу Excel, объясняя это тем, что им так проще/удобней/привычней/дешевле.

Но на самом деле, все эти аргументы далеки от истины. Бухгалтерия в таблицах Excel, которая ведется «по привычке», сильно тормозит бизнес и несет за собой дополнительные затраты. И в этой статье мы постараемся аргументировать, почему именно.

Начнем с контраргументов:

• «Excel удобнее». Вы в этом уверены? Возможно, вы не пробовали действительно удобные программы. Microsoft Excel – продукт, который не разрабатывался именно для ведения учета. Это простой универсальный инструмент для того, чтобы структурировать данные в табличном виде. Бухгалтерия в Эксель не сильно отличается от учета на обычной бумаге. Разве что можно прописывать формулы для автоматических вычислений. 1С и другие программные продукты создавались именно под нужды учета. По сути это описанные в виде алгоритма бизнес-процессы компании. Эксель не умеет автоматически загружать данные и проводить типовые проводки. Он не может генерировать первичные документы и автоматически вносить изменения в учетные журналы. Это просто очень функциональный калькулятор.
• «Excel проще». Точно нет. Грамотно составленная под нужды предприятия конфигурация 1С сведет роль бухгалтера к выбору задач. Все остальное автоматически будет делать программа. В то время как Excel автоматизирует только расчеты, и то, не все. Всю остальную работу приходится делать вручную.
• «Excel привычней». Ну, это, конечно, правда, особенно если вы им пользуетесь уже несколько лет. Но поверьте, к хорошему привыкаешь очень быстро.
• «Excel дешевле». Это главное заблуждение руководителей. Во-первых, MS Office – это тоже платный продукт. Об этом просто знают далеко не все (ну или делают вид, что не знают). Во-вторых, без автоматизации учета компании требуется гораздо больший штат бухгалтеров. А когда большинство задач выполняется программой, количество людей, занимающихся учетом, можно свести к минимуму. В-третьих, нужно учитывать цену ошибок. 1С практически исключает «человеческий фактор» в процессе учета, а значит, потери из-за ошибок также будут сведены к минимально возможному уровню.

Вести бухгалтерию в Excel, конечно, можно, особенно когда речь идет о маленьком предприятии. Но со временем количество поставщиков, клиентов и операций будет расти. И в какой-то момент, таблицы просто перестают быть удобными и только задерживают бизнес в его росте.

И это только то, что касается бухгалтерии. Многие забывают, что 1С – универсальный инструмент, который полезен и в других видах учета, например, в управленческом. Может ли руководитель в бесконечных Эксель таблицах моментально увидеть нужные ему показатель в нужном разрезе? Или, например, выгрузить отчет только по одной группе товаров и только за эту неделю? Нет, не может. А от этого зависит скорость и правильность принятия управленческих решений.

Какие еще преимущества дает 1C по сравнению с Excel?

Оптимизацию складского учета

Объективно, один раз «пикнуть» терминалом, гораздо проще, чем вносить вручную всю информацию о каждой поступившей партии товара. Мало того, что это быстрее, так еще и исключается вероятность ошибки при ручном вводе, которые и являются причиной большинства недостач при инвентаризации.

К слову, 1С также насколько это возможно автоматизирует инвентаризацию склада. Особенно когда к конфигурации подключен POS-терминал.

Аналитика

Как уже было сказано выше, 1С – это очень функциональный инструмент управленческого учета. Руководитель имеет моментальный доступ ко всей статистике и к любой информации внутри учетной системы, а не ждет, пока бухгалтер вручную составит отчет или высчитает нужный показатель.

Электронная коммерция

Если правильно структурировать информацию, то данные на свой сайт можно выгружать и из Excel, но поверьте, 1С c этим справится гораздо лучше. Можно настроить обмен данными между 1С и сайтом настолько детально, что в вашем интернет-магазине всегда будет актуальная информация о всех товарах на складе, а в учетной системе, в свою очередь, автоматически будут проводиться продажи, добавляться контрагенты и обрабатываться оплата. И все это круглосуточно, а не только в рабочее время.

Вы до сих пор считаете, что это все не про вас и именно для вашей компании Excel подходит лучше?

Получите бесплатную консультацию нашего специалиста о том, как при помощи 1С можно сделать эффективнее именно ваш бизнес. Для этого достаточно оформить заявку на нашем сайте meta-sistem.md.