Contabilitatea neautomatizată costă mai scump. De ce 1C este mai bun decât Excel?

Afirmația de mai sus poate părea evidentă. Fără îndoială, un sistem specializat de contabilitate este mai bun și mai eficient decât niște simple tabele. Însă o parte importantă a companiilor din Moldova își țin în continuare contabilitatea în tabele Excel, argumentând că este mai simplu/mai comod/mai familiar/mai ieftin.

În realitate, aceste argumente sunt departe de adevăr. Contabilitatea ținută – „din obișnuință” – în tabele Excel încetinește destul de mult afacerea și comportă costuri suplimentare. În acest articol vom încerca să arătăm care sunt cauzele acestui fapt.

Vom începe cu o contraargumentare:

• „Excel este mai comod”. Sunteți siguri? Poate că nu ați încercat niciodată programe cu adevărat comode. Microsoft Excel nu este un produs elaborat special pentru ținerea contabilității. Acesta este un instrument simplu și universal pentru a structura datele sub formă de tabele. Contabilitatea în Excel nu se deosebește prea mult de contabilitatea pe hârtie. Poate doar prin formulele pe care le putem seta pentru calcule automatizate. 1C și alte produse de program au fost create special pentru necesitățile contabilității. În esență, acestea reprezintă procesele operaționale ale companiei descrise sub formă de algoritm. Excel nu poate încărca automat date și efectua înregistrări contabile conform formulelor-tip. El nu poate genera documente primare și efectua automat modificări în registrele de evidență. Excel nu este decât un calculator foarte funcțional.
• „Excel este mai simplu”. Cu siguranță, nu. O configurație 1C elaborată potrivit necesităților întreprinderii va reduce rolul contabilului la selectarea sarcinilor. Toate celelalte activități vor fi făcute automat de către program. În timp ce Excel automatizează doar calculele, și nici măcar pe toate. Restul lucrului trebuie făcut manual.
• „Excel este mai familiar”. Da, o fi adevărat, mai ales dacă îl folosiți de câțiva ani buni. Dar credeți-ne, cu binele te obișnuiești foarte repede!
• „Excel este mai ieftin”. Aceasta este una dintre principalele iluzii ale conducătorilor. În primul rând, și MS Office este un produs cu plată. Pur și simplu unele persoane nu știu acest lucru (sau se prefac că nu știu). În al doilea rând, fără automatizarea contabilității, compania are nevoie de un număr mai mare de contabili. Însă atunci când majoritatea sarcinilor sunt executate de un program, numărul de persoane care se ocupă de contabilitate poate fi redus la minimum. În al treilea rând, trebuie să țineți cont de costul erorilor. 1C exclude practic „factorul uman” în procesul de ținere a evidenței, ceea ce înseamnă că pierderile din cauza erorilor vor fi reduse la nivelul minim posibil.

Desigur, poți să ții contabilitatea în Excel, în special dacă este vorba despre o întreprindere mică. Însă cu timpul numărul de furnizori, clienți și operațiuni va crește și, la un anumit moment, tabelele vor deveni incomode și vor încetini dezvoltarea afacerii.

Până acum ne-am referit doar la contabilitate. Mulți uită însă că 1C este un instrument universal, care poate fi util și în alte tipuri de evidență, de exemplu managerială. Poate oare conducătorul vedea instant în multitudinea de tabele Excel indicatorii care îl interesează într-un anumit context? Sau, de exemplu, poate descărca un raport pe un anumit grup de produse și pentru o anumită perioadă de timp? Nu, nu poate. Iar de aceste lucruri depind, adeseori, viteza și corectitudinea deciziilor manageriale.

Ce alte avantaje are 1C în comparație cu Excel?

Optimizarea evidenței stocurilor

În mod obiectiv, un „bip” al terminalului este mult mai simplu decât introducerea manuală a informațiilor aferente fiecărui lot de marfă recepționat. Nu este doar mai rapid, ci și exclude orice erori care pot apărea la introducerea manuală a datelor și care reprezintă principala cauză a lipsurilor la inventar.

Apropo, 1C automatizează la maximum și inventarierea stocurilor. În special dacă la 1C este conectat și un terminal POS.

Analize

După cum am spus și anterior, 1C este un instrument funcțional pentru evidența managerială. Conducătorul are acces instant la toată statistica și la orice informație din interiorul sistemului de evidență, și nu trebuie să aștepte până contabilul va întocmi manual un raport sau va calcula indicatorul necesar.

Comerț electronic

Dacă informațiile sunt corect structurate, datele pe site pot fi descărcate și din Excel, însă, credeți-ne, 1C este mult mai eficient pentru astfel de sarcini. Schimbul de date între 1C și site poate fi setat atât de detaliat, încât magazinul dvs. online va oferi mereu informații actualizate despre toate mărfurile din depozit, iar sistemul de evidență va reflecta automat toate vânzările, va înregistra toți clienții noi și va prelucra plățile efectuate. Și asta 24/7, nu doar în timpul programului de lucru!

Tot mai credeți că Excel se potrivește mai bine companiei dvs.?

Beneficiați de consultanță gratuită din partea specialistului nostru. Pentru a afla cum 1C poate eficientiza afacerea dvs., completați formularul de cerere de pe site-ul nostru meta-sistem.md.